18-го июля прошла первая встреча сообщества UXSPB в в формате Lean Coffee.
Что такое Lean Coffe? Это формат собрания, который позволяет собрать толпу обеспокоенных профи и сочувствующих, выбрать вопросы, а затем плодотворно развести людей их по разным углам - флипчартам, дабы решения нашлись, а затем произошел обмен решениями, в виде мини-презентаций.
Первый раз я участвовал в таком мероприятии на собрании Product Club SPB и сразу понял, что это то, что не хватает нашему сообществу, просто потому, что люди очень мало общаются друг c другом. Cамая главная цель, это показать, что у нас есть что обсудить и мы можем помогать друг другу, и на это не нужно много времени. Это не доклады к которым нужно готовится или испытывать смешанные чувства, от ситуации, когда приходится выступать с уже готовой темой испытывая дежа-вю. Тут все по хардкору как толпа решит так и будет.
Я подумал что будет хорошо написать мини гайд по тому как провести такую встречу
Начальный план был такой:
- Открыть встречу на timepad, что бы собрать регистрации и вопросы
- По ходу сориентироваться по темам и приглашать знакомых, которые могли бы быть экспертами
- Запостить аналитику по присланным темам, что бы сформировать ожидания
- Подготовить площадку (флипчарты, список тем для голосования)
- Познакомить участников (бумажный скотч для имен)
- Во время мероприятия ещё раз собрать вопросы (потому что авторы вопросов могли не придти )
- Распределиться по вопросам путём голосования (каждый может проголосовать только 1 раз)
- Начать обсуждение
- Через 30 минут попросить зафиксировать тезисы
- После начать обход вопросов
- Собрать обратную связь после мероприятия (анкета на почту)
Главное и основное это создание встречи и описание такое что бы у людей не возникало вопросов. Помня о определённых проблемах, которые были на сборах uxspb я сделал описание в инфостиле и добавил просьбу отказываться от билетов, если люди передумали.
Так же одним из обязательных пунктов было поле для вопроса или предложение темы для обсуждения. Это очень верно для того что бы оценить настроение людей и внести коррективы, например пригласить лично экспертов или сделать анонс. Так же я сделал аналитику по присланным вопросам. Наличие опубликованных тем как помогло так и немного испортило, было видно что люди были немного разочарованы тем, что нужно заново озвучивать темы которые они уже присылали, то есть люди пришли на определенный вопрос. Правильно было бы подготовить на флипчарте общий список присланных тем с возможностью добавления новых. Так же в ходе обсуждений возникали ситуации, когда командам было не у кого спрашивать так как не было экспертов. Как решение этой ситуации не давать стартовать группу, если нет хотя бы одного эксперта в этом вопросе. То есть необходимо во время выбора тем дать возможность отдать предпочтение не только за тот или иной вопрос, но и заявить, что есть что сказать.
В итоге следовало бы иметь 3 группы
- Топикстартер (не может переходить между флипчартами),
- Люди, которых волнует тот же вопрос (могут переходить между флипчартами)
- Эксперты в вопросе (так же могут переходить между флипчартами)
Отдельный момент это фиксация на флипчартах, по хорошему для того, чтобы получились красивые скрайбы, нужны скрайберы, без них не нужно надеятся на то, что будет получаться что-то красивое. В целом просьба записывать тезисно мысли и идеи нашла отклик и люди это делали.
Что касается тайминга, на презентации результатов обсуждений, нужно закладывать больше времени, в те 3 часа которыми мы располагали, удалось провести только 1 раунд, примерно 30 минут выбор вопросов, 40минут обсуждение и около 1 часа презентация (по 15 минут на флипчарт было 6 флипчартов). Далее мы не стали запускать еще один раунд и просто обсудили интересующие темы по группам.
Интересный вариант был у аналитиков, где вопросы были фиксированы (представляли собой последовательность из этапов саморазвития) и команды перемещались между островками, на котором были скрайберы, которые фиксировали образы получавшиеся из обсуждений.
https://www.facebook.com/samarina.olga/posts/2007413782677302
https://www.facebook.com/ilyamakarov97/posts/1007521612769610